Kata administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam
bahasa Inggris disebut “Administration”
artinya “To Serve”, yaitu melayani
dengan sebaik-baiknya.
Pengertian
Administrasi di kelompokan menjadi 2
yaitu :
1. Pengertian
administrasi dalam arti sempit yaitu
Administrasi dalam
arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Administrasi dalam
arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work/office work). Seluruh
kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu
korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan
2. Pengertian
administrasi dalam arti luas yaitu
Administrasi
dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang
berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
Jadi
administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam
proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
Unsur-unsur dalam Administrasi
1.
Organisasi
Organisai adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa
penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama
dengan cara mengelompokkan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, membagi
tugas diantara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan
tanggung jawab masing – masing, serta menyusun jalinan hubungan diantara para
pejabatnya. Adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara
formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2.
Manajemen
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkan
orang –orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar – benar
tercapai. Adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengerahkan
segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
3.
Komunikasi
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyampaian
warta dari seseorang kapada pihak lain dalam kerjasama dalam mencapai tujuan
tertentu. Adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak
kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling
pengertian.
4. Kepegawaian
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan,
pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan,
penyusutan, dan pemusnahaan informasi. Adalah suatu prsoses untuk merencanakan,
mengembangkan dan memelihara potensi yang ada pada manusia untuk mencapai
tujuan.
5.
Perbekalan
Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi yang
merupakan aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan
dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan,
penyimpanan, sampai kepada penyingkiran barang-barang yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
Keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut paut
tentang masalah pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan
dengan penataan pengelolaan segi-segi pembiayaan, yang meliputi penentuan
sumber sumber biaya, cara memperoleh serta mempertanggung jawabkannya. Semuanya
itu merupakan fungsi keuangan. Masalah keuangan adalah masalah yang sangat
penting bagi setiap usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasi
selalu memerlukan pembiayaan.
7. Ketatausahaan
Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi
merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang
meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan penyimpanan bahan keterangan.
8. Hubungan
Masyarakat
Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “Public Relation“ merupakan kegiatan
usaha kerja sama untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak
lain di sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka rela.
Fungsi Administrasi
1. Perencanaan
atau Planning
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap
kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan
mengalami kesulitan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Pengorganisasian
(organizing)
Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Di dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian
tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terperinci menurut
bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga terciptalah adanya hubungan-hubungan
kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Bimbingan atau Pengarahan (direction)
Apabila suatu organisasi sudah terbentuk dan berfungsi,
setiap personal sudah melakukan kegiatan-kegiatan sesuai dengan wewenang dan
tanggung jawab masing-masing, maka diperlukan tindakan pemberian bimbingan dan
pengarahan sebagai salah satu kegiatan administratif.
4.
Koordinasi (coordination)
Segala bentuk kegiatan bersama untuk mencapai tujuan bersama
akan bisa berjalan secara teratur dan tertib serta efektif manakala koordinasi
sering dilakukan.
Pengertian kantor
1.
Dari
segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar
atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan
kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan
pengurus informasi (information handling).
2.
Dari segi aktivitas
Kantor dilihat
dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di
antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk
pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran sendiri ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pimpinan teratas suatu organisasi dalam
pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi (office management).
Administrasi
perkantoran sendiri mempunyai ruang gerak sendiri yaitu meliputi kegiatan
pelayanan keamanan, pelayanan tamu, kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan
telepon, kebersihan dan keindahan, pelayanan pelayanan keuangan, pelayanan
umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Pengertian administrasi perkantoran
Administrasi dalam
arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Sedangkan arti kantor adalah suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan kegiatan manajemen
Jadi pengertian
Administrasi Perkantoran adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu dan terjadi di suatu tempat khusus untuk
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen.
Ruang lingkup administrasi perkantoran
Ruang lingkup
administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja
perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :
1.
Kegiatan Kantor
Kegiatan
kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan
yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan
perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian
perkantoran (office organizing),
pengarahan perkantoran (office
actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih
jelasnya simak uraian berikut ini :
a. Perencanaan
Perkantoran (office planning)
Perencanaan
perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau
kembali faktor-fakto yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan
perkantoran, meliputi :
a. Perencanaan gedung
b. Tata ruang kantor
c. Penerangan/cahaya
d. Ventilasi
e. Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
f. Anggaran (budgeting) perkantoran
g. Standar kualitas
kerja,
h. Sistem informasi dan
telekomunikasi
b. Pengorganisasian
Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian
perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana
yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
a. Pembagian tugas dan
pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
b. Pemeliharaan hubungan
kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
c. Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan
Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan
perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan
serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan
perkantoran meliputi :
a. Penggunaan teknik
yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
b. Penggunakan teknik
yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
c. Pemberian bantuan
kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan
dalam pekerjaan.
d. Penyatuan visi misi
karyawan dan organisasi
e. Perancangan cara
komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar.
f. Penggunaan tolak ukur
yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan
Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan
perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan
berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek
pengawasan perkantoran, meliputi :
a. Penggunaan peralatan
dan perabot kantor
b. Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
c. Kualitas pekerjaan
kantor
d. Pelayanan kantor
e. Waktu
f. Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas
Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang
dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau
dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti
“kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi
kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih
jelasnya, simak uraian berikut
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
lokasi kantor, antara lain :
1)
Faktor keamanan
2)
Faktor lingkungan
3)
Faktor harg
b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
gedung, antara lain :
1)
Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2)
Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3)
Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan
keuntungan
c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu
sebagai berikut
1)
Perabotan kantor (office furniture), seperti
meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau
apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2)
Perbekalan kantor (office suplies) seperti
kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai
lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan
kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela
dan hiasan kantor.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan
mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur
kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior
Tidak ada komentar:
Posting Komentar