Tata Ruang Kantor

Pengertian Tata Ruang Kantor

1.         Menurut Drs. The Liang Gie

Penyusunan Alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai

2.         Menurut George Terry

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak

3.         Menurut Littlefield dan Peterson

Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia

Tujuan  Umum Tata Ruang Kantor

·                Aliran pekerjaan kantor yang tepat guna

·                Segenap ruang dipergunakan dengan baik

·                Kesejateraan dan kepuasan bekerja para karyawan

·                Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor

·                Kesan yang baik bagi pelanggan dan tamu terntang organisasi tersebut

·                Susunan tempat kerja dapat digunakan untuk pelbagai aktifitas pekerjaan kantor dan sewaktu-waktu diperlukan mudah diubah

Manfaat Tata Ruang Kantor Yang Baik

Menurut The Liang Gie

·         Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebenarnya tidak perlu;

·         Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

·         Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien; dan

·         Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian pegawai lain di kantor

Menurut Drs. Moekijat

·         Merencanakan suatu kantor yang baik akan membantu efisiensi melakukan pekerjaan

·         Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat

·         Pengawasan dapat dipermudah

·         Hubungan dapat dipercepat

·         Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik

·         Suatu kantor yang berencana dapat menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan, sedangkan tata ruang yang tidak berencana dengan baik akan mempunyai pengaruh yang sebaiknya

·         Jalannya pekerjaan lebih lancar

Asas-Asas Tata Ruang

The Liang Gie merumuskan empat azas tata ruang kantor yang  baik, sebagai berikut.

1.         Azas mengenai jarak terpendek.
Tata ruang yang baik ialah tata ruang  yang memberi kemungkinan proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak terpendek. Jarak terpendek adalah jarak yang menghubungkan 2  buah titik

2.         Azas mengenai rangkaian pekerjaan.
Jarak terpendek dapat tercapai apabila penempatan perlengkapan dan para karyawan berurutan sesuai dengan proses penyelesaian pekerjaan

3.         Asas mengenai penggunaan segenap ruangan.
Asas ini menghendaki pemakaian sepenuhnya dari semua   ruang yang ada baik secara horizontal maupun vertikal. Jadi asas ini menghendaki tidak adanya ruangan yang tidak terpakai.

4.         Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan mudah serta tidak terlalu banyak menelan biaya

Teknik-Teknik Tata Ruang

·                Unit yang bertugas khusus melayani publik ditempatkan ditempat yang mudah didatangi para pelanggan tanpa mengganggu unit lain. Tempat yang mduah didatangi biasanya terletak di ruang terdepan dari gedung yang bersangkutan. Kalau penempatan di ruang terdepan tidak mungkin hendaknya diberi petunjuk yang jelas . Hal ini akan mengurangi gangguan terhadap karyawan lain dari para pelanggan.

·                Unit-unit yang pekerjaannya berhubungan erat, hendaknya dikelompokkan pada satu tempat.

·                Unit pusat yang mengerjakan semua pekerjaan kantor agar diberi tempat di tengah-tengah, sehingga unit-unit yang lain mudah menghubunginya.

·                Unit yang tugasnya melakukan pekerjaan yang sangat gaduh dijauhkan dari bagian pekerja otak misalnya, sebuah percetakan agar dijauhkan dari unit perencanaan

Prinsip-Prinsip Tata Ruang

·                Pekerjaan harus mengalir terus-menerus,  sedapat-dapatnya dalam garis lurus

·                Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian

·                Kelompok-kelompok pelayanan pusat seperti pusat stenografi dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian dan pegawai-pegawai yang menggunakannya

·                Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis lurus penempatan beberapa meja kursi yang menyudut untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.

·                Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai

·                Perkakas & perlengkapan dengan ukuran yg seragam memperbesar keluwesan & rupa yg lebih serasi

·                Ruangan harus cukup luas, sehingga orang yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai

·                Pegawai-pegawai umumnya harus menghadap ke arah yang sama dan pengawas ditempatkan di belakang kelompok-kelompok pekerjaan.

·                Menyusun meja-meja harus sedemikian rupa, sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap  pada sumber cahaya 

·                Cahaya matahari yang cukup hendaknya datang pada sebelah kiri mata

·                Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh seperti mesin-mesin hitung harus dipisahkan, agar tidak mengganggu kesatuan yang lain.

·                Pegawai-pegawai yang bekerja memerlukan banyak konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam bagian ruang atau dalam ruangan yang cukup luas

·                Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah didatangi tanpa menganggu bagian-bagian lain.

·                Ruangan yang luas memudahkan aliran pekerjaan dan memberikan keluwesan terhadap pekerjaan para pegawai

 

Sekian dari saya, semoga bermanfaat
Filshandy Arif Ramadhany